辦理出口退稅需按“基礎單證→稅務憑證→備案材料”全鏈路梳理，核心資料分三類：一是基礎交易單證，包括報關單（出口退稅專用聯(lián)）、出口發(fā)票（需注明FOB價等關鍵信息）、提單或運單；二是稅務相關憑證，含增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)）、消費稅專用繳款書（如涉及應稅消費品）；三是備案材料，需留存采購合同、銷售合同、物流單據(jù)等備查。

針對FOB貿易方式，需重點確認報關單“成交方式”欄標注“FOB”，且出口發(fā)票金額與報關單FOB價一致，避免價格差異導致審核不通過。前置審核時，需核對增值稅發(fā)票的貨物名稱、規(guī)格型號是否與報關單完全匹配，四流（合同、發(fā)票、報關單、收匯）需保持一致。

核心節(jié)點銜接上，需在報關單結關后7個工作日內獲取出口退稅專用聯(lián)，增值稅發(fā)票需在開具后30日內認證抵扣；若出現(xiàn)報關單信息缺失，需聯(lián)系海關補傳，異常預案中需預留3-5個工作日處理數(shù)據(jù)同步問題。最終合規(guī)落地需通過電子稅務局申報，申報前需做預申報校驗，確保無邏輯錯誤后再正式提交。

報關單作為退稅核心單證，需重點關注“出口退稅專用聯(lián)”的結關狀態(tài)是否為“正式結關”，若為“臨時結關”需待海關更新后再申報；FOB貿易下，報關單“運費”“保費”欄需填“0”，避免與成交方式沖突；若涉及加工貿易，需確認手冊核銷狀態(tài)是否完成，未核銷的手冊對應的出口貨物暫不能退稅。

物流單據(jù)中，提單需與報關單的“提運單號”一致，若為電放提單，需提供加蓋船公司公章的電放保函復印件；FOB貿易下，需留存貨代出具的運雜費發(fā)票，證明運費由買方承擔；若貨物中轉，需提供中轉港的提單或運單，避免因物流路徑不清晰導致函調。

增值稅發(fā)票需滿足“開票日期早于報關單出口日期”“貨物名稱與報關單完全匹配”，若為生產型企業(yè)，需確認進項發(fā)票的貨物是否用于出口貨物生產；消費稅退稅需提供消費稅專用繳款書原件，且繳款書的“計稅金額”需與報關單FOB價對應；若涉及跨境電商，需確認是否符合無票免稅政策，避免重復申報。

收匯憑證需提供銀行水單，水單的“付款人”需與境外買方一致，“金額”需與出口發(fā)票FOB價匹配；若為遠期收匯，需在外匯管理局辦理遠期收匯備案，備案表需作為退稅資料之一；若收匯不足，需確認是否符合差額退稅條件，避免因收匯不全影響退稅。

單證備案需留存采購合同、銷售合同、物流單據(jù)、裝箱單等，備案期限為5年；若出現(xiàn)稅務函調，需提供上述備案資料的原件或復印件，確保函調回復與申報資料一致；跨月申報時，需注意增值稅納稅申報表的“免抵退銷售額”與報關單金額一致，避免申報數(shù)據(jù)差異。

現(xiàn)場查驗時，若海關要求提供退稅資料，需當場出示報關單原件、增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)等；若貨物與報關單描述不符，需及時更正報關單信息后再申報退稅；封志真?zhèn)舞b別需注意報關單上的封志號與集裝箱封志號一致，避免因封志問題導致查驗延誤影響退稅。